在荷兰兹沃勒：海外商标注册需要授权委托书吗？

💡 律咖编者按： 本文由律咖网社群读者 gulfweed 投稿分享。 为了方便大家阅读，律咖网编辑 JingJing（微信：lvga2015）对原文进行了细致的逻辑润色与合规性整理。希望能给正在荷兰创业路上的你带来真实的参考。

我从未想过，自己会在早上 8 点坐在 Zwolle 的一家咖啡馆里，盯着荷兰公证人发来的邮件，询问我是否需要为商标申请出具一份授权委托书（Power of Attorney / Volmacht）——而这一切，仅仅是因为我忘了确认中国身份证是否足够作为证明文件。

让我把时间倒回一点。

我是 gulfweed，24 岁，来自郴州，毕业于哈尔滨工业大学舞蹈编导专业（没错，是真的），现在正在荷兰打造一个专注于可持续城市出行配件的小型多品牌组合。比如：用回收材料制成的折叠自行车包，上面印着极简风格的中国书法。我热爱这份事业。但我的家人？他们仍然认为我应该回到湖南，在一家国有铁路公司工作。“稳定，”他们常说，“而不是在荷兰跟商标打交道。”

但我就在这里。上个月，我通过马德里体系提交了我的第一件国际商标注册申请，并指定荷兰为目标管辖地。申请通过 WIPO 的过程很顺利。但随后……荷兰知识产权局（Nederlands Octrooibureau）给我发来一封信，要求提供“代理权证明”。那一刻我才意识到：有些我不知道的事情，我根本不知道。

你以为需要的 vs. 他们实际要求的：中间的鸿沟

我原本以为，既然我是所有者，而且我的公司是以我的名义在 Zwolle 注册的，我只需上传营业执照、护照和中国身份证即可。我甚至在阿姆斯特丹找了持证翻译员进行了翻译。我以为这就万事大吉了。

但事实并非如此。

Nederlands Octrooibureau 的网站上明确写着：“如果您不在荷兰境内，且由他人代为办理，则必须提交授权委托书（Volmacht）。”

等等——这里的“他人”是谁？

我没有使用代理机构，是我自己提交的申请。所以我认为我不需要这份文件。

结果发现，系统并不关心你是否身在荷兰。它关心的是：谁代表申请人提交了文件。

更关键的一点是：如果你的申请是用英文提交的（我的情况就是这样，因为我使用了 WIPO 的在线门户），而申请上的法定姓名与你在荷兰的居留文件不完全一致——哪怕只是缺了一个中间名首字母——他们可能会默认将你视为“由他人代理”。

这就是我所经历的信息不对称。

我花了三天时间打电话给 Zwolle 当地的律师事务所，问：“我需要 Volmacht 吗？”大多数人说：“可能需要。”有一位说：“直接问 Octrooibureau 吧。”另一位说：“你没被直接驳回已经很幸运了。”没有人能给我一个明确的答案。

我拨通了 Octrooibureau 的客服热线。他们的回答是：“这取决于具体情况。我们建议咨询荷兰商标律师，以评估您的具体案例。”

典型的官方回复。

我的框架：三层风险评估

我把这个问题拆解成了三个层面——毕竟我是个舞者，习惯用动作和节奏来思考：

1. 文件层
我是否有正确的文件？
→ 我有公司注册证明（KVK 摘录）、护照、翻译后的身份证、WIPO 申请确认函。
→ 但没有签署过的 Volmacht。
→ 风险：低到中等。系统可能会标记为不完整，但不会直接驳回。

2. 代理层
我是否作为自己的法律代表行事？
→ 在法律上，非居民可以在荷兰自我代表——但前提是所有文件必须是荷兰语或经过官方翻译，并使用认可的电子签名签署。
→ 我的文件虽然翻译了，但并未经过荷兰认证提供商的数字签名。
→ 风险：中等。他们可能会暂停申请并要求澄清。

3. 时间成本层
这会耽误多久？
→ 我来荷兰已经 11 个月了。光是注册、翻译、公证处拜访和银行预约，我就已经投入了 40 多个小时。
→ 如果我现在需要去公证一份 Volmacht，再翻译并寄往海牙，那又是 2–3 周的时间。
→ 而我正计划在六月推出我的第一条产品线。
→ 我的时间不是无限的，精力也不是。

我曾想过放弃，也想过聘请律所。但我不想为了签一份我都不理解的表格就支付 1,500 欧元。

于是我做了件简单的事：我去了 Zwolle 当地的公证处——Notaris Klaas van Dijk——问道：“如果我在这里签署一份 Volmacht，指定我自己为申请人，同时也指定我自己为代表人，这样可行吗？”

他笑了。然后说：“啊，你就是那个事事亲力亲为的人。可以。你可以签署一份‘自我授权’的 Volmacht。这叫’zelfvolmacht’。虽然不常见，但是合法的。只要确保它是荷兰语的，并且在这里完成公证就行。”

我从来不知道还有这种东西。

我做了什么——以及你可以尝试的方法

以下是我一步步完成的操作，没有聘请律师：

1. 用荷兰语写了一份简单的 Volmacht（我使用了 DeepL 翻译，并参考了荷兰律师协会公开资源中的模板）。
   内容如下：

   “Ik, [Full Name], geboren op [Date], wonende te [Address in Zwolle], verleen hierbij mijzelf volmacht om de aanvraag voor het internationale merk [Trademark Number] in Nederland in te dienen en alle daarbij behorende documenten te ondertekenen.”
   （我，[全名]，出生于 [日期]，居住在 [Zwolle 地址]，特此授权我自己提交国际商标 [编号] 在荷兰的申请，并签署所有相关文件。）

2. 带到公证处。
   他们收取了 45 欧元。无需翻译——因为我是作为荷兰居民在当地签署的。

3. 通过 Octrooibureau 的在线门户，将其与我的 WIPO 申请一起提交。
   5 天内，我收到一封邮件：“您的文件现已完整。处理继续进行。”

成功了。

但让我反复反思的是：

我花在避免付费求助上的时间，比直接聘请一位熟悉系统的人所花的时间还要多。

我以为我在省钱。但我失去了睡眠，错过了截止日期，差点延误了产品发布。真正的成本不是那 45 欧元，而是焦虑。

三条实用建议（不保证成功）

如果你也处于类似情况——从海外（ possibly 从中国）在荷兰注册商标——下次我会这样做：

1. 始终检查你的申请是否被标记为“由他人代理”——即使是你自己申请的。系统可能会根据文件语言或格式自动分配代理关系。
   → 访问：https://www.octrooibureau.nl → “Merkregistratie” → “Informatie voor buitenlandse aanvragers”

2. 如果你是自我代表，请主动申请"zelfvolmacht"——这是真实存在的、合法的，而且比你想象的要便宜。
   → 你需要一位荷兰公证人。大多数城市都有。Zwolle 的公证处接受直接上门办理。

3. 不要以为翻译就足够了——荷兰当局通常要求文件经过公证，即使是英文文件也是如此。
   → 认证翻译 ≠ 公证签名。这是两个不同的步骤。

最后一点感想：重要的不是独自完成，而是知道何时求助

我为自己弄清楚了这件事感到自豪。但更让我自豪的是，我没有放弃。

如果你正在阅读这篇文章，并且也被类似的问题困扰——“我需要授权委托书吗？”——我完全理解。这个系统似乎就是 designed 来让人困惑的。你不笨，你只是新手。

几周前，我曾就这个问题给 Lvga.com 的编辑 JingJing 发邮件。她没有直接给我答案，只是说：

“你有没有问过 Zwolle 当地做过这件事的人？有时候，本地知识的声音很轻，但却是唯一能扎根的东西。”

那一刻，我决定去公证处。

如果你身在荷兰——或计划前往——并且正在为商标、签证、租赁或任何感觉像官僚迷宫的事情而挣扎……
你并不孤单。

我们都在努力构建一些真实的东西，一次一份公证文件。

如果你想聊聊你自己的经历——无论是关于荷兰商标规则，还是如何在没有暖气的情况下熬过 Zwolle 的冬天——欢迎随时通过微信联系 JingJing：lvga2015。
她不是律师，也不是顾问。
但她会倾听。她已经帮助过几十位像我一样的人找到下一步的正确方向——没有承诺，没有压力。

只有安静、诚实的对话。

📌 常见问题解答 (FAQ)

Q1: 如果我不使用代理机构，在荷兰申请商标需要授权委托书（Volmacht）吗？
→ 操作步骤：

1. 登录 Nederlands Octrooibureau 门户。
2. 检查你的申请状态是否显示“由……代理”——如果是，即使是你自己，也可能需要提交 Volmacht。
3. 如果不确定，请将你的申请编号发送至 support@octrooibureau.nl 咨询。
   → 路径：https://www.octrooibureau.nl → “Contact” → “Vragen over merken”
   → 关键点：

• 允许自我代表。
• “Zelfvolmacht”（自我授权）具有法律效力。
• 必须在荷兰公证人面前签署。
• 如果在荷兰境内签署，无需翻译。

Q2: 我可以仅凭中国身份证和护照申请，而不需要 Volmacht 吗？
→ 操作步骤：

1. 通过 WIPO 马德里体系提交申请。
2. 上传身份证和 KVK 注册的翻译件。
3. 等待 Octrooibureau 的回复。
   → *路径：*WIPO 马德里体系 → “指定荷兰” → 上传文件。
   → 关键点：

• 翻译文件是必要的，但不够充分。
• 如果你的姓名在不同系统中格式不一致（例如"Gulfweed"与"Li Xiaohua"），他们可能会要求提供身份关联证明。
• 即使是你自己申请，如果出现不匹配，也可能会被要求提供 Volmacht。

Q3: 在 Zwolle 哪里可以公证荷兰的授权委托书？
→ 操作步骤：

1. 在 Google 上搜索"notaris Zwolle"。
2. 致电或直接前往——大多数提供免预约服务。
3. 携带：护照、地址证明和 Volmacht 草稿（你可以自己撰写）。
   → 路径：https://www.notarissen.nl → “Zoek een notaris” → 输入"Zwolle"
   → 关键点：

• 费用：简单的 Volmacht 约为 40–60 欧元。
• 他们会提供官方的荷兰语模板。
• 你不需要律师——只需要公证人。

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